Az onboarding folyamat sikeressége kulcsfontosságú az új munkatárs és a szervezet szempontjából is.

Új belépőként képzeljük csak el azt a helyzetet, hogy többkörös interjúfolyamaton átküzdve magad lelkesedéssel, izgatottsággal telve belépsz új munkahelyed ajtaján, a recepcióhoz sietsz, bemutatkozol és….a recepciós értetlenül néz rád, majd hívja a HR-es kollégát, hogy megérkezett az új munkatárs. Kiderül, hogy erről senkit sem tájékoztattak időben, még nincsenek előkészítve az eszközeid és nem szabad éppen senki, hogy végigvezessen téged a beilleszkedéshez szükséges első lépéseken. Nos, egy ilyen első nap után nem lesz meglepő, ha az új munkatárs nem innen fog nyugdíjba menni. A sikeres és hatékony onboarding folyamat sorsdöntő a munkaerő megtartását tekintve.

Szervezeti szempontból a kiválasztási folyamat önmagában is rendkívül költséges lehet, főleg akkor, ha speciális munkakörre vagy pedig HR szolgáltató cég bevonásával keresed új munkatársaidat, ezért nem mindegy, befektetésed megtérül-e vagy sem. Hónapokig keresed a megfelelő jelelölteket, végigmész számos interjúfolyamaton, végül kiválasztod a megfelelő szakértőt, kivárod a felmondási időszakát is és végül az első hét után elhagyja a cégedet, mert mindenre gondoltál, egészen az első munkanapig és most kezdheted az egészet elölről.

Egy 2019-es kutatás szerint a munkavallók harmada, vagyis 33%-ka hagyja ott a szervezetet az első 3 hónapban! Sorsdöntő lehet az első benyomás. Egy onboarding program épp ebben segíti a vállalatokat, hogy a döntő pillanatban, a kritikus helyzetekben jelen legyenek a munkavállalóik számára, megakadályozva a korai lemorzsolódást.

Ha szeretnéd elkerülni, hogy elveszítsd a jó munkaerődet és hosszútávra tervezel, fektess energiát és időt egy hatékony és eredményes onboarding folyamat kiépítésére. Ebben a cikkben összegyűjtöttem a sikeres onboarding legfőbb szempontjait, amelyeket érdemes figyelembe venned.

1. Az onboarding folyamatot érdemes lehet két fő részre osztani. Az általános  onboarding azokat az alapvető lépéseket és folyamatokat írja le, amelyek minden új belépő számára egyetemesek és egyformák. Ide tartozik a megfelelő infrastruktúra és a munkavégzéshez szükséges eszközök biztosítása, az első munkanap menete, az eszközök üzembe helyezése, az általános működési szabályok ismertetése, a szakmai és szervezeti anyagok, beleértve a kultúra könyvet is, átadása stb… A szakmai onboarding az onboarding folyamat azon része, amikor az új kolléga beletanul az adott munkakörbe, az adott pozícióba és abba, hogy az adott szakmai területen a szervezetben hogyan zajlanak a folyamatok. Míg az általános onboarding kidolgozása alapvetően a HR hatókörébe tartozik, addig a szakmai onboarding folyamat kialakításához már a szakmai vezetők és mentorok bevonására van szükség.

2. Szakmai mentoring: Az előző ponthoz kapcsolódik, hogy a szakmai onboarding kialakításához be kell vonni a szakmai vezetőket is. Az egyes területeken nevezz ki szakmai mentorokat, akik felelősek az új kollégák betanításáért. Szoftverfejlesztők esetén például lehet az adott csapat technológiai vezetője, míg egy marketing csapat esetén a marketing igazgató. Ha például szoftverfejlesztő vagy, az általános onboarding része a megfelelő szoftverekkel és operációs rendszerrel feltelepített számítástechnikai eszközök átadása, míg szakmai onboardingod része a csapatod megismerése, és a tech lead általános útmutatása az adott fejlesztési projektet illetően. A szakmai mentor egy tervet készít, prioritásokat állít fel és ellátja az új kollégát a munkavégzéshez szükséges szakmai anyagokkal.

3. Készíts ütemtervet! Az onboarding folyamatot érdemes szakaszokra bontani és után követni. Feloszthatjuk az ütemtervet első napra, első hétre, kéthetes sprintekre illetve havi beosztásban is gondolkodhatunk. Írjuk össze, minek kell teljesülnie, mit kell átadni elméletben és gyakorlatban egyaránt. Ahogy pszichológiai szempontból is 3 hónapra van szükség átlagosan egy új szokás beépüléséhez, az onboardingnál is hasznos 3 hónapos időszakban gondolkodni. A próbaidő is 3 hónap, így nyomon tudjuk követni azt is, hogyan képes beilleszkedni új munkatársunk, ezt vissza is tudjuk mérni. Ha ebben a periódusban valami balul sül el, az könnyen vezethet a munkatárs elvesztéséhez. Az ütemterv része a célok és mérföldkövek meghatározása és ezek mérése, nyomon követése is.

4. Rendszeresen szervezz meeting-eket az új jelölttel! Ennek a lépésnek még nagyobb a jelentősége, ha távmunkáról van szó. Érdemes a betanulási időszak alatt kéthetente egy-egy rövidebb, 15-20 perces megbeszélést szervezned az új belépővel, hogy nyomon kövesd HR menedzserként, megállja-e helyét az új kolléga a csapatban, vannak-e olyan helyzetek, hiányosságok, amire érdemes nagyobb fókuszt helyezni, megkapja-e a megfelelő szakmai és szervezeti szintű támogatást és ha nem, akkor ezeket még időben lehet pótolni.

5. Ne feledkezz meg az üdvözlő e-mail-ről sem! Kérj egy profilfotót és rövid bemutatkozó szöveget az új kollégától, majd az első munkanapon küldd ki a belső hírlevél rendszerbe az új kolléga érkezését, a fotóval és a bemutatkozó szöveggel együtt. írd bele az üdvözlő levélbe azt is, hogy melyik csapatban vagy osztályon és milyen pozícióban dolgozik majd az új munkatárs. Ha van intranet rendszer, a bemutatkozást és a fotót minden kolléga esetén töltsd fel ebbe a rendszerbe is, így az bármikor visszakereshető.

Az onboarding egy szisztematikus, komplex folyamat, azonban ha időt szánsz ennek kidoglozására, jelentős mértékben csökkentheted a jó munkaerő lemorzsolódását, költséget csökkentesz és növeled az általános elégedettség szintjét is a szervezetben.